Vos collaborateurs connaissent-ils bien leurs responsabilités ?

Lorsqu’un coach accompagne un collaborateur de l’entreprise, il se rend compte, une fois sur deux, que ce dernier ne cerne pas vraiment ce qui relève de sa responsabilité, ce qui relève de la responsabilité de ses collègues ou de son supérieur hiérarchique. Bien souvent, un éclaircissement s’impose. Le résultat sera toujours bénéfique car la nature ayant horreur du flou, une certaine pression s’installe sur les épaules de celui qui ne voit pas très clair.

Clarifier qui est responsable de quoi et les tâches qui en découlent est souvent un des premiers objectifs des entretiens de coaching.

Ouf ! d’un seul coup, tout le monde respire mieux !

Responsabilité signifie : je réponds de cette chose. La définition exacte de responsable est : « celui qui répond, qui est garant de quelque chose ou de quelqu’un ». Quand une personne prend un emploi, elle a deux niveaux de responsabilités. Des responsabilités qu’elle a choisi de prendre en exerçant un métier : par exemple un comptable, un ambulancier, une infirmière etc.. ont accepté d’obéir à une éthique professionnelle, définie par des règles bien précises. Ici l’affaire est claire. Il y aura un second niveau de responsabilités quand une entreprise précisément emploiera cette personne et attendra d’elle certaines responsabilités plus spécifiques à la vie de cette entreprise en particulier. Dans le cadre d’emplois plus généralistes, les niveaux de responsabilités définis par l’entreprise, par l’employeur, vont devoir être beaucoup plus clairs : voilà précisément ce que j’attends de vous dans ce rôle et voilà quelles sont vos responsabilités vis-à-vis de … (toutes les personnes qui auront une interaction avec ce rôle).

Quand nous décidons d’accepter un rôle, Nous endossons la panoplie des responsabilités qui vont avec et la première question que nous devons nous poser est la suivante : « En prenant ce rôle, de quoi précisément est ce que je me porte garant ? Je m’engage à répondre de quoi et à qui ? En effet, facile d’accepter les rôles et de laisser une partie des responsabilités enfouies dans un placard.

Dans les faits, nombre de responsabilités que chacun peut avoir ne sont écrites nulle part et que bien souvent elles n’ont jamais été énoncées. Ici se trouve l’origine de nombreux maux. Les contrats établis au moment de l’embauche ne sont pas toujours spécialement éloquents à ce sujet.

Qu’attend-on de nous précisément dans notre fonction ? Quelles sont mes responsabilités et envers qui ? Nous n’avons pas les mêmes responsabilités vis-à-vis de notre patron, vis-à-vis de nos clients, vis-à-vis de nos fournisseurs et vis à vis de nos collègues, de l’administration, de l’entreprise.

Chaque jour se lève et apporte son lot de situations qui vont interagir avec nos rôles et nos responsabilités. Donc les 2 questions fondamentales que nous devons nous poser sont :
- Suis-je bien conscient de mes responsabilités dans ce rôle ?
- Comment ai-je défini mes engagements, sur quels critères ?

Parmi les critères concernant les responsabilités, il y a d’abord les critères fondamentaux concernant les besoins concrets auxquels le rôle est censé répondre.
- Pour répondre à quels besoins ce rôle a t-il été créé ? Par exemple, le rôle d’un expert comptable répond à des besoins clairement définis qui ont pour finalité de garantir des comptes justes et fiables, selon une batterie de critères. Pour nombre de fonctions professionnelles, les besoins et les critères pour y répondre sont connus et répertoriés, pour d’autres, moins.
- Les autres critères sont d’ordre culturel. Ils dépendant de nos croyances et de nos valeurs. Ils décrivent de quelles façons nous allons répondre à ces besoins. Ils débouchent sur des règles du comment faire, comment mettre en application. Allons-nous être cohérents ? Je dis que mes responsabilités sont … et dans les faits, au quotidien, je n’y réponds pas ou je fais semblant d’y répondre, histoire de donner le change. Allons-nous être intègres ? En cours de route, je me laisse détourner par la paresse, par la peur, par la corruption, par l’égo.
Ici, se sont nos valeurs qui tiennent la barre, qui vont encadrer le fait que nous livrons ou pas la prestation concernant nos engagements et dans quelles conditions.
Donc, dans l’entreprise et à l’extérieur de l’entreprise, nous trouvons des personnes, chacune dans leur rôle respectif et elles ont des attentes.
Vos collaborateurs ont des attentes également vis-à-vis de vous, leur patron. Savent-ils précisément de quoi vous vous portez garant ?
Vous, votre entreprise et vos parties prenantes attendent également que chacun joue son rôle, soit à sa place et réponde de ses responsabilités. Il s’agit de la notion d’interdépendance qui est au cœur de la société et de son évolution. C’est le pacte de confiance. Et l’entreprise fonctionne bien quand cette notion est intégrée.